——中国市政工程协会五届五次理事会暨全国市政金杯示范工程颁奖大会承办工作断想

    写在前面  4月18日至20日，集团公司与浙江省市政行业协会共同承办的中国市政工程协会五届五次理事会暨全国市政金杯示范工程颁奖大会在杭州隆重召开。全国市政行业有关领导、嘉宾、代表及随行人员近400人参加会议。
    这次大会是集团公司首次承办市政行业全国性大会，也是集团公司迄今承办的最大规模会议。为顺利完成大会承办工作，集团公司作了精心准备和周密安排，并组建了会务组、后勤保障组、活动安排组及青年志愿服务队，负责各项会务工作的实施。在集团公司有关领导的支持、指导下，在全体工作人员的共同努力下，集团公司当好东道主、热情迎嘉宾，圆满完成了各项任务，受到与会领导、代表的充分肯定和好评，并通过承办大会，展示了新形象，提升了美誉度，扩大了影响力。
    承办大会使集团公司锻炼了队伍、收获了经验，透过各工作小组的点滴感受，我们体会到大家的辛勤工作和努力付出——
 

会务组

    会务接待是公务接待的重要环节，是体现企业文化的重要方式。会务安排是否做到未雨绸缪，直接关系到会务工作水平和会议的顺利召开。
    承蒙集团公司领导的信任，我有幸参加了大会的会务接待工作，面对这项艰巨的任务，丝毫不敢松懈。通过细致、周到和热情的接待工作，我们充分展示了自己的能力和形象，以及全体工作人员的精神风貌。回顾整个会务工作，体会、感受颇深。
    有人说，“小事成就大事，细节决定成败。”要做好会务工作，最重要的是要将工作做“细”，做到各方面成竹在胸。为办好大会，集团公司进行了精心策划和组织：一是安排整体、流程规范。细分了会务组、后勤保障组、活动安排组，更是创新地设立了青年志愿服务队，提前预演会务内容。会议期间，在开会、用餐、考察等环节，做好手机短信提示服务，既提高工作效率，又增添人文关怀。二是沟通有效、信息全面。在获悉来宾信息后，提前通过电话了解基本情况，主要包括交通工具、抵离时间、职务、性别、人数、联系方式、日程安排等，确保接待到位。三是考虑周全、服务高效。根据会务工作的需要，专门设计制作了会议指南、背景板、代表证、工作牌等会议用品，并融入了集团公司视觉识别系统的相关元素，还重新制作了宣传册和宣传片，统一了工作人员着装，展现了良好的企业形象。
    俗话说，“一只蚂蚁来搬米，搬来搬去搬不起；两只蚂蚁来搬米，身体晃来又晃去；三只蚂蚁来搬米，轻轻抬着进洞里。”18日下午，中国市政工程协会、中国市政工程网等工作人员虽然与我们是初次见面，但是通过分工、协作，仅用了3个小时就把400份会议资料全部分装完成。正所谓“同心山成玉，协力土变金。”我们感到，要做好团队协作，要给予彼此充分的支持，要微笑多一点、谦虚多一点、主动多一点、服务多一点。
    每一项会务工作的出色完成，需要倾入大量心血和精力，每一项工作的过程都是一次学习和提高的过程。通过这次会务工作，我感到了自己的不足之处：首先是工作不够细心。虽然事先准备了代表名单，但是在整理名单时还是出现了重复、漏网的现象。其次是细节了解不够具体。尽管中国市政工程协会这次压缩了参会单位和人数，但还是有许多获奖工程参建单位前来领取奖杯和证书，我们与协会的沟通不够，导致现场人流短时拥堵。最后，也是最大的不足，是对杭州还不够了解。当几位代表让我介绍西湖风景名胜时，我自认为很熟悉自己生活的这座城市，但事实并非如此，当他们问到更细的内容时，我却不能说得十分到位，感到很惭愧。
    总体来说，我这次顺利完成了集团公司交办的有关会务、接待工作，但是表现还不够出色。今后，我会努力提高素质，弥补不足，将自己锻炼得更强大、更专业化，进一步加快个人成长，更好地为企业发展服务。（行政人事部 帅宝枋）

后勤保障组

    这次大会，后勤保障组顺利完成了参会领导与嘉宾的全部接送以及会议期间的用车任务，使我们真正体会到相互理解、精诚合作的真谛，尤其是驾驶员的辛苦工作，使人感动之余又心生敬意。
    在集团公司领导的高度重视和精心布置下，13名驾驶人员从16日开始就投入到会议的用车任务中。5天的工作，5天的相处，使我们对平时不甚起眼的驾驶工作刮目相看，他们的辛勤付出让我们看在眼里，记在心里，同时也展现在全国同行面前。
    一些被临时借用来充当驾驶员的同事感慨地说，“从没有这么了解过驾驶员的工作，以前总觉得做驾驶员很轻松，不就是开开车嘛，不用费多少脑筋，现在觉得他们真的很辛苦”、“原来驾驶员不好当”、“驾驶员，太累了”……道出了亲历者的共同心声。
    这次大会的参会领导与嘉宾有的坐飞机来，有的乘火车来，时间不一致，地点不一样，有的近，有的远，有的早，有的晚。但是不管什么时间、什么地点，所有驾驶员都能做到思想统一、行动听指挥，有任务时出车、无任务时集中待命，接到任务毫无怨言，不论驾驶半天还是一个小时，不论在市区还是到外地，始终态度热情、服务周到，保质保量完成任务。因为他们深知，一点点失误都可能给企业形象带来难以弥补的不良影响，所以有的虽然家近在咫尺，也连续几天不回去，宁愿牺牲与家人团聚，也要坚持做好迎来送往的服务工作，他们朴实的言行令人感动。
    集团公司承办这次大会，不仅使我们积累了办会的宝贵经验，更是加强了同事之间的沟通交流和相互理解，使我们的团队更具凝聚力和战斗力。
    最后道一声：驾驶员们，你们辛苦了！（行政人事部 肖存兴）

活动安排组

    作为大会活动安排组，我们认为要搞好会务接待不仅需要用心、耐心和细心，更需要缜密安排，每个小小的细节体现的不仅仅是员工做事、处事的态度，更多的是关系到企业的形象和声誉。
    活动组在明确任务后，立即挑选落实成员，分工责任到人，做到集思广益、发挥团队作用。在酝酿考察活动方案时，活动组积极参与，最终确定了A、B、C三条考察线路，并进一步与旅行社明确日程安排、具体地点、用餐标准和车辆配备等情况，努力做到周密筹备。
    18日，根据工作安排，我们早早来到宾馆布置好签到处。随着代表陆续抵达，会务组和活动组热情细致地做好代表签到、考察线路登记、会议资料发放、引导办理入住手续等工作，忙碌、紧凑又有序，一直持续到晚上11点多。当天，活动组负责代表考察线路的选择和介绍。由于电脑数据不能共享，活动组不能准确掌握代表的信息，给考察登记带来了难度。但是活动组本着积极负责的态度，利用移动e管家，在18、19日多次发送短信，温馨提醒代表及时登记考察线路，以弥补重复登记的不便。活动组与会务组相互协调，认真核对人数，登记考察人员，确保信息不遗漏。
    20日，是活动组的重头戏。由于当日下了小雨、气温骤降，活动组预先通过短信提醒代表出发前及时添衣并带好雨具。共有146人参加考察活动，代表年龄参差不齐，活动组让志愿者对年长的代表要特别留意照顾，处处体现细心关怀、无微不至。由于参加B线的考察人员多达91人，领队在出发前一再重申，大家要注意财产和生命安全，邻坐要相互照顾，并告之其联系方式。因时值双休日，景区人流较大，但我们努力克服了代表们在景区自由活动带来的管理难度，并尽力满足他们的个性需求，如增加购买土特产的时间，等等。令人钦佩的是，降温后志愿者仍穿着单衣服务在考察点上，尤其是党办副主任韦新，在年龄较大、身体不适且家中有要事急需处理的情况下，毅然坚持负责C线考察活动，一直坚守到最后把大家安全送到宾馆。带病坚持、默默工作虽然只是一件小事，但是他们这种舍小家、顾大家的无私奉献精神，值得我们学习和发扬。
    为期三天的会务工作尽管忙碌而紧张，但是个中的喜悦已经冲淡了辛苦和劳累。全体工作人员都能树立大局观念和一盘棋思想，各负其责，分工不分家，对交叉性工作加强沟通、相互衔接，圆满完成了各项任务，交出了一份合格的答卷。（工会办公室 陈黎萍）
 

青年志愿服务队

    青年志愿服务队根据集团公司的统一部署，在会前一个月就制定了工作计划和预案，明确分工，落实责任。我们的工作主要包括参会领导与嘉宾接站、后勤保障和会务协助等方面，任务繁杂、头绪较多、时间跨度大。我们的主要任务，一是去机场、火车站迎接参会领导与嘉宾。我们随同集团公司领导一起在机场、火车站迎候，崭新、鲜艳又体现企业形象的红马甲、小红帽成为一道亮丽的风景线。集团公司领导、会务组织部门充分考虑到杭州的交通状况，制定了周密的计划，指导志愿者克服了种种困难，顺利完成了接站工作，并陪同代表到达目的地与会务组人员做好交接工作。二是在宾馆各区域做好现场引导、维持秩序及后勤保障等工作。我们事先熟悉了驻地的环境，努力做到微笑相迎、有问必答。三是协助会务组人员安排代表报到、住宿等工作。由于参会人员多达400人，因此工作复杂繁琐，但是我们不嫌麻烦、灵活机动、妥善应对。四是会后陪同代表考察，介绍杭州及企业概况，一路欢声笑语，在与代表的交流中受益匪浅。
    在全体志愿者的共同努力下，服务工作顺利完成，大家团结一心、热情细致的服务和充满朝气的良好精神面貌得到了与会领导和代表的赞许，中国市政工程网记者还对我们专门进行了采访和报道，我们由衷地感到开心和自豪。
    通过这次服务活动，我们也看到了存在的不足，由于是初次承担大型会议服务工作，志愿者表现得热情有余、经验不足，在遇到问题时，与大会组织者的汇报、交流不够，有时出现了工作衔接不到位等情况，有待改进和提高。不过有了第一次的经验，我们相信今后会加倍努力、扬长避短、做得更好。（计划合约部 郭霞辉）